مراجعة مراقبة جودة البريد الإلكتروني
يقوم مسؤول النظام الخاص بك بتحديد عملية المراجعة في مركز جهات الاتصال الخاص بك. قد يتم إعداد العملاء لإتمام مراجعة إلزامية أو قد يتعين عليهم مراجعة الطلب. توجد العديد من الطرق يمكن أن يقوم المسؤول من خلالها بتحديد توجيه تفاعلات البريد الإلكتروني التي تمت مراجعتها؛ على سبيل المثال، قد يتم توجيه تفاعلات البريد الإلكتروني الخاصة بالمراجعة مباشرة إلى مراجع، أو قائد فريق، أو مشرف، أو قد يتم توجيهها إلى سلة عمل.
قد تقوم بتكوين إعداداتك لمراجعة تفاعلات البريد الإلكتروني التي أنشأها وكلاء تحت إشرافك، أو إدارتك، أو مراجعتك، وذلك لأغراض مراقبة الجودة. إذا كنت مراجعًا، فسيتم توجيه رسائل البريد الإلكتروني الصادرة إليك قبل إرسالها إلى جهة الاتصال.
وباعتبارك مراجعًا، يمكن أن تستقبل تفاعلات البريد الإلكتروني لغرض المراجعة عن طريق معاينة التفاعل أو قد تسترد تفاعلات البريد الإلكتروني الصادرة من سلة عمل.
عند توجيه تفاعل بريد إلكتروني إليك لمراجعته، يتم عرض معاينة التفاعل على سطح مكتبك. انقر فوق قبول لعرض التفاعل؛ أو انقر فوق رفض لإعادة التفاعل إلى قائمة الانتظار.
تعرض معاينة التفاعل معلومات الحالة. يحدد حقل المنشأ مرسل التفاعل ويشير إلى أنه بحاجة إلى المراجعة. يمكنك عرض حالة مراجعة مراقبة الجودة (QA) وتحريرها. وهي تحتوي على بيانات مرفقة لتحديد حالة المراجعة. عندما تستقبلها أولاً، قد تكون الحالة غير معروف أو للمراجعة تبعًا لكيفية تكوين المسؤول لنظامك. قد تكون هناك معلومات أخرى عن أولوية التفاعل أو منطقة العمل التي تنتمي إليها.
إذا قبلت تفاعل البريد الإلكتروني لمراجعته، فيتم عرض نافذة التفاعل على سطح مكتبك. يتم عرض «معلومات الحالة» في نافذة التفاعل. يحدد حقل المنشأ مرسل التفاعل ويشير إلى أنه بحاجة إلى المراجعة. يمكن تحرير حقل حالة مراجعة مراقبة الجودة (QA). وهي تحتوي على بيانات مرفقة لتحديد حالة المراجعة. تعرض منطقة حالة الطرف رمز مراقبة البريد الإلكتروني (link=) للإشارة إلى أن الوكيل قيد المراجعة. لا يتاح زر إرسال مؤقت لمراجعة تفاعلات البريد الإلكتروني.
يمكنك مراجعة التفاعل وتقديم ملاحظات للوكيل الذي أنشأ تفاعل البريد الإلكتروني الصادر. تبعًا للسياسة المُتبعة في شركتك، يمكنك تقديم ملاحظات عن طريق تحرير محتوي تفاعل البريد الإلكتروني مباشرة، أو يمكنك إضافة ملاحظات للوكيل في طريقة عرض الملاحظة، أو يمكنك مناقشة المحتوى مع الوكيل لفظيًا. يمكنك عمل الآتي في نافذة مراجعة تفاعل البريد الإلكتروني:
- تحديث حالة المراجعة في معلومات الحالة (إذا سمحت الإعداد التي قام المسؤول بتكوينها بذلك)
- تحرير محتوى تفاعل البريد الإلكتروني
- تعيين رمز إرجاع
- إضافة نص إلى علامة التبويب ملاحظة
- استخدام الوظائف القياسية الأخرى لنافذة تفاعل البريد الإلكتروني
إذا تم تكوين نظامك بحيث يتم تعيين حالة المراجعة، فقد يحتوي الزر إرسال على قائمة منسدلة تتيح لك تحديد إجراء ليحدث عند إرسال التفاعل. يمكنك إرسال الرسالة إلى جهة الاتصال حال الموافقة عليها، أو إرجاعها للعميل حال رفضها. قد يكون مسؤولك قد قام بتكوين "أسباب الرفض" التي يمكنك الاختيار منها.
من ناحية أخرى، عندما تكتمل المراجعة، قم بتعيين الحالة في «معلومات الحالة» إلى إحدى الحالات التي قام المسؤول بتكوينها. فعلى سبيل المثال، قد تتوفر الحالات التالية:
- مقبول—يتم إرسال تفاعل البريد الإلكتروني إلى جهة الاتصال عندما تنقر على إرسال.
- مرفوض—تتم إعادة إرسال تفاعل البريد الإلكتروني إلى الوكيل أو إلى سلة العمل التي تحتوى على التفاعلات التي تمت مراجعتها عندما تنقر على إرسال.
- غير معروف—تتم إعادة إرسال تفاعل البريد الإلكتروني إلى قائمة انتظار المراجعة أو إلى سلة عمل المراجعة عندما تنقر على إرسال.
إذا حددت مرفوض، فسيتم تحديث حالة مراجعة مراقبة الجودة في معلومات الحالة إلى مرفوض وسيتم إرجاع التفاعل إلى الوكيل الذي أنشأه.
موارد ذات صلة
يوفر دليل مستخدم Workspace Desktop Edition (دليل مستخدم إصدار Workspace المكتبي) (الإنجليزية فقط) دروسًا تفصيلية لاستخدام جميع ميزات Workspace. قد تجد الدروس التالية مفيدة:
- Handle An Email Interaction (التعامل مع تفاعل بريد إلكتروني)
- Blend Different Media Into A Single Conversation (دمج الوسائط المختلفة في محادثة واحدة)
- Main Window Basics (أساسيات النافذة الرئيسية)
- Workspace Windows and Views (النوافذ وطرق العرض في Workspace)
- Basic Use-Case Summary (ملخص حالة الاستخدام الأساسية)
مواضيع ذات صلة